Durante cuánto plazo debo guardar mis facturas y documentos mercantiles?
No existe un plazo único dado que cada norma establece unos plazos diferentes.
Así, el Código de Comercio en su artículo 30 viene estableciendo la obligación de guardar la documentación mercantil por plazo de 6 años. Además establece una regla general sobre forma – ordenados- y fecha de inicio del cómputo. “Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.”
La normativa fiscalestablece que durante el plazo de prescripción de los tributos,( es decir, inicialmente 4 años) pero se remite en el artículo 70 de la Ley General Tributaria a la normativa mercantil, por lo que se mantiene el plazo de 6 años. En caso de interrupción de la prescripción de 4 años el cómputo del plazo empezaría de nuevo desde el principio, por lo que puede ser finalmente más amplio. Una excepción es el caso del inmovilizado que estará sujeto al plazo de su vida útil y otra en caso de bases imponibles negativas sujetas a compensación conforme al artículo 106.4 por el tiempo máximo en el que puedan compensarse, hasta 15 años, llegando a alcanzar los 19 años al sumar a este plazo los 4 años de prescripción.
La normativa de blanqueo de capitales, establece un plazo de 10 años en el artículo 25 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Afortunadamente esta ley prescribe la digitalización de las copias. Ojo a las sanciones previstas para el incumplimiento de esta obligación, considerada infracción grave (Art. 52.1.i de la Ley) y por lo tanto sancionable con multa a la empresa cuyo importe mínimo será de 60.001 euros y cuyo importe máximo podrá ascender hasta la mayor de las siguientes cifras: el 1 % del patrimonio neto del sujeto obligado, el tanto del contenido económico de la operación, más un 50 %, o 150.000 euros y además acompañar a dicha sanción con una multa al directivo de la empresa por un importe mínimo de 3.000 euros y máximo de hasta 60.000 euros e inhabilitación de hasta un año.
De igual modo, afortunadamente hay muchas empresas donde alojarla en la nube de forma segura y cumpliendo con los estándares de protección de datos. Por ejemplo, la política de privacidad de google, propietaria de blogger donde alojo este blawg no sería válida al hacerse legalmente con la propiedad de lo subido a google drive. Resulta más adecuado dar con otras empresas.¿recomendarías alguna?