Notificación oficial al socio mediante web y correo electrónico
Puede utilizarse la página web y el correo electrónico para notificar al socio cualquier cuestión que afecte a la vida societaria, principalmente convocatorias para Juntas Generales.
Se regulan las páginas web corporativas a través del Real Decreto Ley 9/2012, de 16 de marzo, de simplificación de las obligaciones de información y documentación de fusiones y escisiones de sociedades de capital, que ya ha entrado en vigor.
Con el propósito de facilitar el funcionamiento de las sociedades mercantiles y de posibilitar el cada vez más urgente ahorro de costes, el real decreto-ley potencia la página web y las comunicaciones electrónicas regulando el régimen jurídico general de la página web – se regula la creación, la modificación, el traslado y la supresión de la misma, se establecen los deberes de los administradores respecto de lo insertado en ella y se disciplinan las cuestiones referentes a la interrupción del acceso- y la previsión expresa de las comunicaciones electrónicas entre la sociedad y los socios.
La creación de una página web corporativa deberá acordarse por la junta general de la sociedad. En la convocatoria de la junta, la creación de la página web deberá figurar expresamente en el orden del día de la reunión. Salvo disposición estatutaria en contrario, la modificación, el traslado o la supresión de la página web de la sociedad será competencia del órgano de administración.
La publicación de la página web de la sociedad en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil” será gratuita.
La sociedad garantizará:
- La seguridad de la página web,
- La autenticidad de los documentos publicados en esa página,
- El acceso gratuito a la misma con posibilidad de descarga e impresión de lo insertado en ella
Los administradores tienen el deber de mantener lo insertado en la página web durante el término exigido por la ley.
Recomendación a la hora de constituir una sociedad: obtener previamente una dirección web e incluirla en los estatutos sociales. Para las ya constituidas, acordar una web corporativa e inscribirla en el registro.
Por otro lado, en cuanto la comunicación electrónica entre la sociedad y el socio, incluida la remisión de documentos e información, podrá realizarse por medios electrónicos cuando el socio lo hubiera aceptado expresamente.
La ley está pensando en correo electrónico pero también sería posible a través de sms certificado – el llamado Buro Sms- de la Autoridad de Certificación de la Abogacía.
Resulta muy recomendable en sociedades con numerosos socios – lo hemos comprobado en convocatorias a Junta General en una sociedad con 80 socios- o con socios en conflicto dado que se abaratan y agilizan costes por un lado y se tiene constancia de que la notificación llega a todos los socios evitando los conflictos basados en tal causa.